Como aplicar las 5s a nuestros archivos de ordenador


Tradicionalmente la metodología de 5s se ha enmarcado en un ámbito industrial. En los últimos años el ámbito de acción se ha extendido a oficinas y tareas administrativas. Pero en la inmensa mayoría se refiere a la organización y mantenimiento de objetos físicos. Si la mayoría de las tareas de oficina se realizan con archivos informáticos ¿porqué no aplicarlos a ellos también?

A continuación proponemos una forma de aplicar las 5s a los archivos y documentos con los que trabajamos a diario. Para ello se enumeran los pasos a seguir para crear un fondo de pantalla que nos permita organizarlos.

PASOS
1.- Consultar la resolución de nuestra pantalla (En Windows 7: Boton derecho en escritorio>Resolución pantalla) Ej: 1280x800
2.- Crear documento de imagen con estas dimensiones. Ej: En photoshop 1280x800ppp. En Paint: 12,8x8cm... se trata de guardar la proporcion
3.- Crear imagen con delimitación de áreas en función de las necesitas. Siempre hacer boceto previo de las necesidades. Se recomienda que siga un órden lógico y ayude a detectar los problemas. (En la imagen de ejemplo las áreas de espera de proyectos (por proveedores, falta de información....) están en color distinto)
4.- Guardar como imagen
5.- Establecerla como fondo de escritorio (Boton derecho en escritorio>pantalla)
Recuerda los fundamentos de las 5s:
  • Elimina todos los iconos innecesarios
  • Coloca los accesos directos al lado de la etapa en la que tengas que utilizarlos
  • Coloca los accesos en un órden lógico
  • Cuida la ergonomía, utiliza colores cómodos que te permitan visualizar los textos e iconos


Esta imagen debe ser un documento flexible, que se adapte a nuestras necesidades

Las ventajas:
  • Organizar de forma fácil: basta con crear un acceso directo e ir moviéndolo de un área a otra en el escritorio
  • Consultar el estado de los proyectos en activo es muy rápido: solo necesitas minimizar las ventanas y ver el escritorio
  • Es flexible y rápido: basta con modificar la imagen
  • Es totalmente gratuito

>En la imagen vemos un documento realizado con MS Publisher.
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